L’objectif de ce contrat est de soutenir la Commission européenne représentée par DEVCO 06 dans ses tâches et de fournir un soutien méthodologique et analytique en vue de contribuer à l’amélioration de la qualité et de la responsabilité de l’aide extérieure fournie par la CE.
L’assistance est fournie dans les domaines suivants :
1.1 Revues ROM
– assister DEVCO 06 dans et pour les réunions avec les coordinateurs du suivi axé sur les résultats (ROM) et les contractants du ROM, y compris par la préparation de documents d’appui et la rédaction des comptes rendus des réunions ; au moins quatre réunions de coordination sont prévues chaque année ;
– contribuer à l’analyse du plan de travail pour les examens ROM, notamment en traitant les données concernant le volume de travail des examens ROM et les estimations de coûts y afférentes ;
– assister DEVCO 06 dans et pour les réunions concernant les examens ROM de types particuliers de projets et de programmes, tels que l’appui budgétaire, le mélange ou les fonds fiduciaires de l’UE, y compris par la préparation de documents de soutien et la rédaction des procès-verbaux des réunions ;
– contribuer à la définition ou à la révision d’une méthodologie ROM spécifique, si nécessaire, pour ces cas ;
– participer à la réflexion sur le manuel ROM et à la préparation des modifications à y apporter, notamment pour améliorer les modèles ;
– contribuer au fonctionnement et à l’utilisation du module ROM en gérant les accès pour les contractants et les experts du ROM, et en traitant les données à des fins statistiques et de rapport ;
– aider à la sélection des rapports d’examen du ROM qui seront soumis à un contrôle de qualité par le contractant chargé de l’assurance qualité.
1.2 Rapport sur les résultats du module ROM
– fournir une assistance dans la coordination du soutien au rapportage des résultats fourni par les contractants du ROM aux unités opérationnelles de l’EUD et du siège dans les DG DEVCO et NEAR (pour les régions de voisinage) ;
– assister DEVCO 06 dans la définition du plan de travail pour les exercices de ROM Results Reporting ;
– aider DEVCO 06 à contrôler la qualité des données de résultats collectées par le biais des exercices de rapportage des résultats ROM, à les traiter en données de résultats agrégées et à fournir des conclusions et des rapports analytiques, y compris pour la préparation de la contribution de DEVCO 06 au rapport annuel de DEVCO, entre autres ;
– si nécessaire, participer à la discussion et à la préparation d’améliorations possibles de la méthodologie de collecte et de communication des données et du choix des indicateurs. Dans cette mesure, il peut être demandé de présenter et de tester des options et de rédiger des notes méthodologiques ;
– fournir une assistance dans l’amélioration des modèles de rapport sur les résultats ; cela comprendra une assistance dans la gestion de la transition entre un modèle Excel et le nouveau système opérationnel concernant la gestion et le traitement des données.

– fournir une assistance dans l’amélioration des modèles de rapports sur les résultats ; cela comprendra une assistance dans la gestion de la transition entre un modèle Excel et le nouveau système opérationnel concernant la gestion et le traitement des données.
– maintenir une base de données avec toutes les données collectées afin de garder une trace des données passées, de permettre le traitement des données, de fournir une comparaison entre les années et de produire des rapports ;
– rédiger des rapports analytiques et des notes de synthèse sur les données relatives aux résultats – y compris la rédaction de pages de résultats par pays à partir des données collectées dans le cadre des exercices de rapport sur les résultats du ROM ;
– contribuer à l’évaluation de la charge de travail liée à la communication des résultats par lot, de son coût et de son impact sur la gestion des contrats. Extraire les informations relatives aux projets du système de gestion des informations opérationnelles de la Commission (CRIS et, plus tard, OPSYS) et fournir des notes de synthèse sur les travaux à venir ; aider à organiser les réunions de coordination avec les coordinateurs et les contractants du ROM.
2. Groupes d’appui à la qualité et gestion du cycle de projet
– fournir les rapports quantitatifs et qualitatifs pertinents sur le processus QSG ; cet examen préalable portera sur le respect méthodologique des instructions, la qualité des indicateurs de résultats ou l’intégration adéquate des activités de suivi et d’évaluation ;
– aider DEVCO 06 à examiner les nouveaux documents d’action et fournir des avis et des recommandations sur la qualité des indicateurs de résultats ;
– surveiller le processus QSG, y compris l’utilisation efficace des instructions et des modèles correspondants ;
– entreprendre sur demande des études et organiser des ateliers dans d’autres domaines liés à la gestion de la qualité des projets et des programmes.
3. Suivi interne
– aider DEVCO 06 dans la révision/le développement d’instructions et de modèles pour le suivi de la mise en œuvre des projets ;
– contribuer à la définition des exigences opérationnelles pour les activités de suivi via OPSYS ;
– filtrer, analyser et produire des rapports analytiques et de synthèse sur les activités de suivi sur la base des rapports de suivi interne ;
– maintenir et gérer le module IT EVAL (ORACLE/JAVA), y compris le débogage, la gestion des accès, le suivi des processus, la préparation des rapports et le maintien de l’interconnexion entre le module IT ROM et d’autres processus IR, tels que CRIS et OPSYS ;
– vérifier la cohérence entre les modèles/outils sur les différents segments du cycle de gestion du projet/programme.

4. Planification des activités de suivi
– aider à analyser le PEM en termes d’adéquation de la planification des activités de suivi et d’évaluation par les unités opérationnelles de l’EUD et du siège de DEVCO, afin de vérifier dans quelle mesure le PEM doit être amélioré pour servir ses objectifs ;
– aider à mettre à jour le PEM au format Excel. À cette fin, le contractant doit être en mesure de fournir les services informatiques pertinents (par exemple, VBA pour Excel) par le biais d’une expertise à long ou à court terme ;
– effectuer des analyses statistiques sur la planification des activités de suivi et d’évaluation et ses relations avec les indicateurs clés de performance utilisés par la DEVCO pour les activités de suivi et d’évaluation ;
– aider à la définition des exigences commerciales pour l’intégration du PEM dans OPSYS, y compris pour son interaction utile avec d’autres données dans OPSYS (par exemple, les données opérationnelles ou financières).
5. Ateliers et séminaires et études ad-hoc
– Le contractant fournira un soutien logistique pour l’organisation d’ateliers/réunions/séminaires sur les éléments livrables ci-dessus. Le contractant préparera également la documentation et rédigera les rapports/minutes des réunions.